Mai riportunkban betekintést nyerhetünk a BeProductive mindennapjaiba, ahol egyetlen informatikai döntés eredményeként változott meg minden. A témával kapcsolatos kérdéseinkre a minta cég ügyvezetője, Cégvezető Aladár válaszolt.
– Bemutatná néhány gondolattal a céget?
– Üdvözlöm, Cégvezető Aladár vagyok, egy kisebb fővárosi IT cég ügyvezető igazgatója, ahol összesen 40 főt foglalkoztatunk. Fő üzletágaink közé tartozik a gyártás (fejlesztés), a kereskedelem (szoftverportfóliót értékesítés), az ügyfélkapcsolat, illetve az ezeket kiszolgáló részlegek, a pénzügy és a HR.
– Milyen nehézségekkel találkozott a mindennapi munkavégzés során?
– A mindennapi munkavégzés során felhalmozott dokumentumok megosztása folyamatos problémát jelentett számunkra. A tárolásra egy mindenki számára elérhető meghajtót használtunk, de egy dokumentum egyszerre csak egy kollégánál lehetett nyitva szerkesztésre (aki rendszeresen elfelejtette bezárni azt). Ekkor keletkezett a rengeteg másolatpéldány, ami állandó kavarodást okozott az ügymenetben. Belső kommunikációra Facebook Messengert használtunk. A fő probléma ezzel az, hogy nem tudtam eldönteni egy-egy kolléga monitorára pillnatva, hogy a munkatársaival beszélget, vagy személyes célokra használja-e a Facebookot. Szerettünk volna egy egységes kis belső céges hírportált létrehozni, ahol közérdekű információkat oszthatunk meg minden kollégával. Erre eddig a köremailt használtam, de a cég növekedésével mindig kifelejtettem valakit, valamint nehézkes volt a korábbi tartalmakban a fontos információ visszakeresése.
– Miért döntött az Office 365 mellett?
– Egyik ismerősöm ajánlotta, aki már bevezette a cégében. Szimpatikus volt a rugalmassága és a tervezhetősége. Annyi felhasználói előfizetésért fizetek, amennyire szükségem van, és akár én is tudok két kattintással új email címet létrehozni, nem kell várnom senkire.
– Mennyire volt nehézkes az átállás?
– Először tartottam tőle, utólag úgy érzem túl is terveztem a dolgokat. Az átállás során először áthoztuk az összes levelünket, valamint a dokumentumunkat, és párhuzamosan használtuk a két rendszert. Mint kiderült mindenki hamar megbarátkozott az Office 365-el és már a munkatársak kérték, hogy minél előbb váltsunk át teljesen az új rendszerre.
– Mi hozta a legnagyobb változást a cégben?
– A legnagyobb változás mindenki számára a közös dokumentumkezelés volt. Gyakorlatilag ugyanúgy egy közös meghajtón keresztül érte el mindenki a megosztott mappákat, csak szerkesztésük ezután szimultán is megvalósulhatott. Sőt, a saját dokumentumok kezelésre is az Office 365-höz járó OneDrive-t javasoltuk mindenkinek, hiszen 1 TB tárhely biztosít felhasználónként. Így a saját dokumentumok is bárhol elérhetővé válnak. Egyszerűsödött a megosztás is: nem kellett többet a nagy csatolmányokat átküldeni egymásnak emailben, elég volt a felhőben tárolt dokumentumot megosztani. Az így tárolt dokumentum megosztásnak a cég kereskedői örültek a legjobban, akikkel gyakran előfordul, hogy házon kívül egy ügyfélnél derül ki, hogy szükségük lenne egy szerződés mellékletre vagy a projekthez kapcsolódó dokumentumra. A bevezetéssel bárhol elérhetővé váltak a keresett fájlok, akár a mobil eszközökön keresztül is.
– Milyen nem várt előnyöket tapasztalt még ezeken kívül?
– Két dolgot emelnék ki: Az Office 365-ös levelezést használva a tizedével kevesebb SPAM üzenetet kapunk. Mivel rengeteg cég használja az Office 365-öt, így sokkal
hatékonyabban tud tanulni egy központi SPAM szűrő rendszer, mint a régi saját alkalmazásunk. . A másik a céges hírportálhoz kapcsolódik, amit az előfizetéssel kapott SharePoint Online-nal oldottunk meg. Itt előre kialakított sablonok segítségével gyorsan személyre tudtuk szabni a céges hírportált. Átvezettük a munkatársak adatlapját is, ami különösen a HR részlegünknek nyújt nagy segítséget. Folyamatosan fedezzük fel a SharePoint újabbnál újabb előnyeit, már ki tudunk írni belső szavazásokat, illetve jelenleg teszteljük az oktatási videó felületet is.
– Mit üzenne azoknak a cégeknek, akik a váltáson gondolkodnak?
– Néhány probléma megoldására választottam az Office 365-t, de annyi új kényelmi és hatékonyság növelő funkciót hozott a mindennapokba, amire nem is számítottam. És eddig még a rendszer funkcióinak a felét sem ismertük meg igazán…
Cikkünkben szereplő cég és személyek mind kitaláltak. Célja, hogy segítsen a vállalkozásoknak egy hatékonyabb működés kialakításában és a versenyképesség növelésében.
Írta: Euro One Zrt.
Cikkünk az Euro One Zrt. megbízásából készült.
Közelgő események
Piacvezető akarsz lenni?
