Főoldal Hírek Mindennapi munkavégzés a felhőben: Az Office 365 bevezetése a “BeProductive-nél”
Mindennapi munkavégzés a felhőben: Az Office 365 bevezetése a “BeProductive-nél”
0

Mindennapi munkavégzés a felhőben: Az Office 365 bevezetése a “BeProductive-nél”

0
0

Mai riportunkban betekintést nyerhetünk a BeProductive mindennapjaiba, ahol egyetlen informatikai döntés eredményeként változott meg minden. A témával kapcsolatos kérdéseinkre a minta cég ügyvezetője, Cégvezető Aladár válaszolt. 

– Bemutatná néhány gondolattal a céget?
– Üdvözlöm, Cégvezető Aladár vagyok, egy kisebb fővárosi IT cég ügyvezető igazgatója, ahol összesen 40 főt foglalkoztatunk. Fő üzletágaink közé tartozik a gyártás (fejlesztés), a kereskedelem (szoftverportfóliót értékesítés), az ügyfélkapcsolat, illetve az ezeket kiszolgáló részlegek, a pénzügy és a HR.

– Milyen nehézségekkel találkozott a mindennapi munkavégzés során?
– A mindennapi munkavégzés során felhalmozott dokumentumok megosztása folyamatos problémát jelentett számunkra. A tárolásra egy mindenki számára elérhető meghajtót használtunk, de egy dokumentum egyszerre csak egy kollégánál lehetett nyitva szerkesztésre (aki rendszeresen elfelejtette bezárni azt). Ekkor keletkezett a rengeteg másolatpéldány, ami állandó kavarodást okozott az ügymenetben. Belső kommunikációra Facebook Messengert használtunk. A fő probléma ezzel az, hogy nem tudtam eldönteni egy-egy kolléga monitorára pillnatva, hogy a munkatársaival beszélget, vagy személyes célokra használja-e a Facebookot. Szerettünk volna egy egységes kis belső céges hírportált létrehozni, ahol közérdekű információkat oszthatunk meg minden kollégával. Erre eddig a köremailt használtam, de a cég növekedésével mindig kifelejtettem valakit, valamint nehézkes volt a korábbi tartalmakban a fontos információ visszakeresése.

– Miért döntött az Office 365 mellett?
– Egyik ismerősöm ajánlotta, aki már bevezette a cégében. Szimpatikus volt a rugalmassága és a tervezhetősége. Annyi felhasználói előfizetésért fizetek, amennyire szükségem van, és akár én is tudok két kattintással új email címet létrehozni, nem kell várnom senkire.

– Mennyire volt nehézkes az átállás?
– Először tartottam tőle, utólag úgy érzem túl is terveztem a dolgokat. Az átállás során először áthoztuk az összes levelünket, valamint a dokumentumunkat, és párhuzamosan használtuk a két rendszert. Mint kiderült mindenki hamar megbarátkozott az Office 365-el és már a munkatársak kérték, hogy minél előbb váltsunk át teljesen az új rendszerre.

– Mi hozta a legnagyobb változást a cégben?
– A legnagyobb változás mindenki számára a közös dokumentumkezelés volt. Gyakorlatilag ugyanúgy egy közös meghajtón keresztül érte el mindenki a megosztott mappákat, csak szerkesztésük ezután szimultán is megvalósulhatott. Sőt, a saját dokumentumok kezelésre is az Office 365-höz járó OneDrive-t javasoltuk mindenkinek, hiszen 1 TB tárhely biztosít felhasználónként. Így a saját dokumentumok is bárhol elérhetővé válnak. Egyszerűsödött a megosztás is: nem kellett többet a nagy csatolmányokat átküldeni egymásnak emailben, elég volt a felhőben tárolt dokumentumot megosztani. Az így tárolt dokumentum megosztásnak a cég kereskedői örültek a legjobban, akikkel gyakran előfordul, hogy házon kívül egy ügyfélnél derül ki, hogy szükségük lenne egy szerződés mellékletre vagy a projekthez kapcsolódó dokumentumra. A bevezetéssel bárhol elérhetővé váltak a keresett fájlok, akár a mobil eszközökön keresztül is.

– Milyen nem várt előnyöket tapasztalt még ezeken kívül?
– Két dolgot emelnék ki: Az Office 365-ös levelezést használva a tizedével kevesebb SPAM üzenetet kapunk. Mivel rengeteg cég használja az Office 365-öt, így sokkal
hatékonyabban tud tanulni egy központi SPAM szűrő rendszer, mint a régi saját alkalmazásunk.
A másik a céges hírportálhoz kapcsolódik, amit az előfizetéssel kapott SharePoint Online-nal oldottunk meg. Itt előre kialakított sablonok segítségével gyorsan személyre tudtuk szabni a céges hírportált. Átvezettük a munkatársak adatlapját is, ami különösen a HR részlegünknek nyújt nagy segítséget. Folyamatosan fedezzük fel a SharePoint újabbnál újabb előnyeit, már ki tudunk írni belső szavazásokat, illetve jelenleg teszteljük az oktatási videó felületet is.

– Mit üzenne azoknak a cégeknek, akik a váltáson gondolkodnak?
– Néhány probléma megoldására választottam az Office 365-t, de annyi új kényelmi és hatékonyság növelő funkciót hozott a mindennapokba, amire nem is számítottam. És eddig még a rendszer funkcióinak a felét sem ismertük meg igazán…

Fiatal vállalkozóként 10% kedvezmény, szeptember 29-ig!A regisztrációhoz kattints ide, partnerünk az Euro One Zrt. ingyenes tanácsadással segíti a bevezetést!

Cikkünkben szereplő cég és személyek mind kitaláltak. Célja, hogy segítsen a vállalkozásoknak egy hatékonyabb működés kialakításában és a versenyképesség növelésében.
Írta: Euro One Zrt.
Cikkünk az Euro One Zrt. megbízásából készült.

Közelgő események

Piacvezető akarsz lenni?

fivosz-tagok

Most feliratkozhatsz a FIVOSZ hírlevélre:

FIATAL VÁLLALKOZÓKNAK SZÓLÓ ESEMÉNYEK+TUDÁS

Ezt havonta kapod, itt iratkozhatsz fel:

x
Kifejezett hozzájárulásomat adom ahhoz, hogy adataimat a FIVOSZ saját marketingtevékenysége céljából, illetve a kutatás és közvetlen üzletszerzés célját szolgáló név és lakcímadatok kezeléséről szóló 1995. évi CXIX. törvényben meghatározott piackutatás és közvetlen üzletszerzés céljára felhasználja, és a szervezet működésével és szolgáltatásaival kapcsolatos esetekben átadhatja elektronikus levelezés vagy azzal egyenértékű egyéni kommunikációs eszköz, sms útján, illetve postai úton Önt megkeresse. Adatai gépi úton kerülnek feldolgozásra. Tájékoztatjuk, hogy adatai harmadik felek részére kizárólag az adatvédelmi szabályzatban részletezettek szerint kerülnek továbbításra. Adatai kezeléséhez adott hozzájárulását bármikor, korlátozás és indokolás nélkül, ingyenesen jogosult visszavonni továbbá jogában áll adatainak a megjelölt célra vagy annak egy részére történő kezelésének megszüntetését kérni az alábbi címre elküldött levél útján 1146 Budapest, Thököly út 58-60. IV. emelet 404.
címkék:

www.fivosz.hu | +36 1 785 7977 | [email protected] | NAIH nyilvántartási szám: NAIH-66446 | © 2007-2018 FIVOSZ, minden jog fenntartva. | Weboldal készítés: Plus Creative Agency